Mennyibe kerül egy nem fogadott hívás? Számoljuk ki
TL;DR - a türelmetlen olvasónak
- Konzervatív képlet: heti elszalasztott hívás x 4,33 x 25% konverzió x átlagos ügyfélérték = havi kiesés.
- Fodrásznál (8-15 ezer Ft/vendég) heti 5 lemaradt hívás havi 43-81 ezer Ft kiesés, visszatérő vendégeknél a többszöröse.
- Fogászatnál (30-150 ezer Ft/kezelés) már heti 2-3 lemaradt hívás is 65-487 ezer Ft havonta.
- A hívások jelentős része munka közben, este vagy hétvégén jön, amikor fizikailag nem tudod felvenni.
- Megoldások: recepciós alkalmazott (bruttó 300-400 ezer Ft/hó munkáltatói költség), hangposta (a hívók többsége nem hagy üzenetet), átirányítás a tulajra, vagy AI recepciós 39 900 Ft/hó-tól.
Minden vállalkozó ismeri a helyzetet: csörög a telefon, de épp vendég ül a székben, autó van az emelőn, vagy tárgyalás közepén vagy. Mire végzel, a hívó már nem veszi fel, vagy ami gyakoribb, már a következő találatot hívta a Google-ben. Ebben a cikkben kiszámoljuk, mennyibe kerül valójában egy elszalasztott hívás, iparáganként, konzervatív feltételezésekkel. A végén pedig korrekten összehasonlítjuk a megoldási lehetőségeket, az alkalmazottól az AI recepciósig.
A nem fogadott hívás nem csak egy hívás
Aki telefonál, az nem nézelődik, hanem intézkedik. Időpontot akar, árat kérdez, problémája van. Ez a legértékesebb érdeklődő-típus: már eldöntötte, hogy szüksége van a szolgáltatásra, csak azt nem, hogy kitől veszi igénybe. Ha nem veszed fel, három dolog történhet:
- Visszahív később. Ez a jobbik eset, de a tapasztalat szerint a kisebbség.
- Hívja a következőt. A Google-találatok között 30 másodperc alatt ott a konkurencia száma. A sürgős ügyfél (fájó fog, lerobbant autó, esküvő előtti frizura) nem vár.
- Elhalasztja a döntést. Ami sok szolgáltatásnál azt jelenti, hogy soha nem lesz belőle ügyfél.
És van egy láthatatlan költség is: a visszatérő érték. Egy fodrászvendég nem egyszer jön, hanem 6-10 alkalommal évente, éveken át. Egy elveszett első hívás tehát nem egy vendégérték, hanem egy teljes ügyfélkapcsolat értéke.
A konzervatív képlet
Havi kiesés = heti elszalasztott hívás x 4,33 x 25% x átlagos ügyfélérték
A 4,33 a hetek átlagos száma egy hónapban. A 25% konzervatív konverziós feltételezés: csak minden negyedik elszalasztott hívást tekintünk ténylegesen elveszett ügyfélnek, mert egy részük visszahív, egy részük csak érdeklődött volna. A valóságban a telefonáló érdeklődők konverziója ennél jellemzően magasabb, tehát a képlet inkább alulbecsül.
Példa: ha hetente 5 hívásról maradsz le, és egy ügyfél átlagosan 15 000 Ft-ot költ, akkor 5 x 4,33 x 0,25 x 15 000 = kb. 81 200 Ft havonta. Évente ez közel egymillió forint, és még nem számoltuk a visszatérő alkalmakat.
Számítás iparáganként
Az alábbi táblázat tipikus magyar kisvállalkozási értékekkel számol, a fenti konzervatív képlettel. A te számaid eltérhetnek, ezért érdemes a saját adataiddal is végigvinni a számítást.
| Iparág | Átlagos ügyfélérték | Heti lemaradt hívás | Havi kiesés (25% konverzióval) |
|---|---|---|---|
| Fodrász, szépségszalon | 8 000 - 15 000 Ft | 5 | 43 300 - 81 200 Ft |
| Fogászat | 30 000 - 150 000 Ft | 2-3 | 65 000 - 487 000 Ft |
| Autószerviz | 40 000 - 80 000 Ft | 3-4 | 130 000 - 346 000 Ft |
| Ügyvéd, jogi szolgáltatás | 100 000 Ft felett | 1-2 | 108 000 - 216 000 Ft felett |
Fodrász, szépségszalon: a visszatérő érték a kulcs
Egy átlagos vendégérték 8-15 ezer Ft alkalmanként, ami önmagában nem tűnik soknak. De egy elégedett vendég évente 6-10 alkalommal jön vissza, így egyetlen elveszett új vendég éves szinten 50-150 ezer Ft, több éven át. Ráadásul a fodrásznál a hívások jelentős része pont akkor jön, amikor vendég ül a székben, ollóval a kézben nem lehet telefonálni.
Fogászat: kevés hívás, nagy tétel
Egy fogászati kezelés értéke 30 ezer Ft-tól (szűrés, tömés) 150 ezer Ft-ig vagy afölé (gyökérkezelés, korona, implantátum előkészítés) terjed. Itt már heti 2-3 elszalasztott hívás is hat számjegyű havi kiesést jelenthet. A fogfájós beteg pedig a legkevésbé türelmes hívó: ha nem veszik fel, perceken belül a következő rendelőt hívja.
Autószerviz: a lerobbant autó nem vár
Egy átlagos javítás 40-80 ezer Ft. Az autós ügyfél jellemzően azonnali problémával hív (nem indul, furcsa hang, lámpa világít), és aki előbb veszi fel a telefont és mond egy időpontot, az viszi az ügyfelet. A szerelő keze viszont munkaidőben olajos, a hívások fele eleve emelő mellől nem felvehető.
Ügyvéd: egyetlen hívás is százezres tétel
Jogi ügyeknél az ügyfélérték jellemzően 100 ezer Ft felett kezdődik, ingatlanügyleteknél, cégügyeknél ennek a többszöröse. Itt heti 1-2 elszalasztott hívás is komoly kiesés, és van egy extra szempont: az ügyfél a diszkréciót és az elérhetőséget már az első hívásnál méri.
Mikor jönnek az elszalasztott hívások?
A lemaradt hívásoknak két jól elkülönülő csúcsa van:
- Munkaidőben, munka közben. Pont akkor csörög, amikor az aktuális ügyféllel foglalkozol. Ez a csapda: minél jobban megy a vállalkozás, annál több hívásról maradsz le, mert annál többet dolgozol.
- Este és hétvégén. Az emberek nagy része napközben szintén dolgozik, és akkor ér rá intézkedni, amikor te már zárva vagy: munka után, vacsora közben, szombat délelőtt. Ezek a hívások alapból a hangpostára vagy a semmibe futnak.
Vagyis a probléma nem oldható meg azzal, hogy "majd jobban figyelek a telefonra". A hívások egy része olyankor jön, amikor fizikailag nem tudod, vagy nem akarod felvenni, és ez így is van rendjén: a munkaidőd véges.
Megoldási opciók korrekten összehasonlítva
| Megoldás | Havi költség | Előny | Korlát |
|---|---|---|---|
| Recepciós alkalmazott | bruttó 300-400 ezer Ft (munkáltatói költséggel) | Emberi jelenlét, sokféle feladat | Csak munkaidőben, szabadság, betegség, kisvállalkozásnál ritkán térül meg csak hívásfogadásra |
| Hangposta | 0 Ft | Nincs költsége | A hívók többsége nem hagy üzenetet, hanem a konkurenciát hívja; az üzenetek visszahallgatása is gyakran elmarad |
| Átirányítás a tulajdonosra | 0 Ft + a te időd | Személyes, azonnali, ha ráérsz | Munka közben ugyanúgy nem tudod felvenni; este-hétvégén a magánidődet emészti |
| AI recepciós | 39 900 Ft-tól | Minden hívást felvesz, éjjel és hétvégén is, időpontot egyeztet, összefoglalót küld | Nem ember; a bonyolult, egyedi ügyeket átadja neked visszahívásra |
Recepciós alkalmazott
A klasszikus megoldás, és nagyobb forgalomnál teljesen indokolt. A teljes munkáltatói költség (bér, járulékok) jellemzően havi bruttó 300-400 ezer Ft egy teljes munkaidős munkatársnál. Cserébe emberi jelenlétet kapsz, és a recepciós más feladatokat is ellát. A korlát: csak munkaidőben dolgozik, az esti és hétvégi hívásokat ő sem fogja, és egy 1-5 fős vállalkozásnál a hívásfogadás önmagában ritkán termeli ki ezt a költséget.
Hangposta
Ingyen van, de a gyakorlatban keveset ér: a hívók túlnyomó része nem hagy üzenetet, hanem leteszi és a következő számot hívja. Aki mégis hagy, annak az üzenete gyakran napokig vár visszahallgatásra. A hangposta a hívónak nem megoldás, csak várakozás, a sürgős ügyfél pedig nem vár.
Hívásátirányítás a tulajdonosra
Sok kisvállalkozó ezt csinálja, és érthető: ingyen van, és személyes. A gond, hogy a probléma gyökerét nem kezeli: munka közben az átirányított hívást sem tudod felvenni, az esti és hétvégi hívások pedig a pihenőidődet darabolják fel. Hosszú távon ez a kiégés felé vezető út, nem üzleti megoldás.
AI recepciós
Az AI recepciós magyar hangon veszi fel a telefont, akkor is, amikor te dolgozol, és akkor is, amikor már rég otthon vagy. Válaszol a gyakori kérdésekre (árak, nyitvatartás, szolgáltatások), időpontot egyeztet, és minden hívásról írásos összefoglalót küld, így reggel pontosan látod, ki és miért keresett. Havi 39 900 Ft-tól érhető el 200 perc hívásidővel; a nagyobb csomagok 79 900 Ft (500 perc) és 139 900 Ft (1200 perc), a kereten felüli percek 130 Ft/perc áron számolódnak. A pontos árak az árazás oldalon találhatók. Korrektség kedvéért: az AI nem ember, a bonyolult vagy egyedi ügyeket nem oldja meg helyetted, hanem rögzíti és átadja visszahívásra. A célja nem az, hogy téged helyettesítsen, hanem hogy egyetlen hívás se vesszen el, amíg te a munkádat végzed.
Számold ki a saját számaiddal
A fenti táblázat átlagokkal dolgozik, a te helyzeted ettől eltérhet. Az AI hangasszisztens oldalán találsz egy veszteség-kalkulátort, amibe a saját heti hívásszámodat és ügyfélértékedet írhatod be, és azonnal megkapod a becsült havi kiesést. Két perc, és sokkal tisztább képed lesz arról, megéri-e foglalkozni a kérdéssel.
Ha pedig abban vagy bizonytalan, hogy a telefonos vagy a weboldali megkereséseid folynak-e el inkább, a csomagválasztó pár kérdésből megmondja, melyik megoldás illik hozzád: az AI recepciós, a weboldali AI chatbot, vagy a háttérfolyamatokat rendbe tevő AI automatizáció.
Kíváncsi vagy, nálad mennyi folyik el?
Egy 15 perces, ingyenes konzultáción végigszámoljuk a te számaiddal, és őszintén megmondom, megéri-e neked az AI recepciós, vagy elég egy egyszerűbb megoldás.
Ingyenes konzultációGyakran ismételt kérdések
Tényleg elveszett ügyfél minden nem fogadott hívás?
Nem mindegyik, és pont ezért érdemes konzervatívan számolni. Egy részük visszahív, egy részük csak érdeklődött volna. A cikkben használt képlet ezért csak a hívások körülbelül 25 százalékát tekinti ténylegesen elveszett ügyfélnek, így a kapott szám inkább alulbecslés, mint túlzás.
Hogyan számolom ki a nem fogadott hívások költségét a saját vállalkozásomra?
A konzervatív képlet: heti elszalasztott hívások száma x 4,33 (hét/hónap) x 0,25 (konverzió) x átlagos ügyfélérték. Példa: heti 5 lemaradt hívás és 15 000 Ft-os ügyfélérték mellett ez havi 81 ezer Ft feletti kiesés, visszatérő ügyfeleknél ennek a többszöröse.
Miért nem elég a hangposta?
Mert a hívók többsége nem hagy üzenetet, hanem a következő találatot hívja a Google-ben. A hangposta a hívónak nem ad választ, csak várakozást ígér, és az üzenetek visszahallgatása is gyakran elmarad a napi rohanásban.
Mennyibe kerül egy recepciós alkalmazott a hívásfogadásra?
Egy teljes munkaidős recepciós teljes munkáltatói költsége jellemzően bruttó 300-400 ezer Ft havonta, és csak munkaidőben érhető el. Kisvállalkozásnál ritkán éri meg csak hívásfogadásra, inkább akkor, ha más feladatokat is ellát.
Mit tud az AI recepciós, és mennyibe kerül?
Az AI recepciós magyar hangon veszi fel a telefont, válaszol a gyakori kérdésekre, időpontot egyeztet, és minden hívásról összefoglalót küld. Havi 39 900 Ft-tól érhető el (200 perc hívásidővel), a nagyobb csomagok 79 900 és 139 900 Ft, keret felett 130 Ft/perc.
Mikor jön a legtöbb elszalasztott hívás?
Két csúcsidőszak van: munkaidőben, amikor épp az aktuális ügyféllel dolgozol és nem tudod felvenni, illetve este és hétvégén, amikor az emberek végre ráérnek intézkedni, de a vállalkozás már zárva van.
A hívásátirányítás a saját mobilomra nem oldja meg a problémát?
Részben. Ha épp szabad vagy, fel tudod venni, de munka közben (vendég a székben, autó az emelőn, tárgyalás) ugyanúgy nem. Ráadásul az esti és hétvégi hívások a magánidődet terhelik, ami hosszú távon nem fenntartható.
Kapcsolódó olvasmány: AI chatbot vagy AI hangasszisztens? és tényleg működik az AI recepciós magyar nyelven? A teljes árlista az árazás oldalon található, időpontot a foglalás oldalon kérhetsz. Vagy hívj a +36 30 241 1366 számon.