Nem fogadott hívások kezelése: így nem vész el több ügyfél
Röviden: a nem fogadott hívásokat 3 lépésben érdemes kezelni. Először legyen visszahívási szabályod: minden hívót, akit nem értél el, még aznap visszahívsz. Másodszor, ha a telefonod vagy a szolgáltatód tudja, a hívó automatikus SMS-t kap arról, mikor hívod vissza. Harmadszor, ha munka közben rendszeresen sok hívás megválaszolatlan marad, egy AI-recepciós veszi fel helyetted: magyarul beszél, rögzíti a kérést, és összefoglalót küld. Nálam ez 39 900 Ft/hó-tól indul, 7 napos ingyenes próbával.
Tokár Ádám vagyok, az Apex Web tulajdonosa. Ezt az oldalt azoknak a kisvállalkozóknak írtam, akik munka közben nem tudják felvenni a telefont, és utólag látják a nem fogadott hívásokat.
Miért drága egy elmulasztott hívás?
Aki telefonál, általában most szeretne időpontot, árat vagy választ. Ha nem veszed fel, sokan nem hagynak üzenetet, hanem felhívják a következő vállalkozást a találati listában. Hogy nálad mennyit ér egy ilyen hívás, azt a Mennyibe kerül egy nem fogadott hívás? című cikkemben a saját számaiddal is kiszámolhatod.
1. Visszahívási szabály: ki, mikor és hogyan hív vissza?
A legolcsóbb megoldás egy egyszerű, mindenki által ismert szabály. Javaslom, hogy írd le az alábbi szabályokat, és tartsd is magad hozzájuk:
- Határidő: minden hívót, akinek a hívását nem fogadtad, még aznap visszahívsz, lehetőleg 1 órán belül.
- Idősáv: legyen fix visszahívási idősávod, például délben és a munkanap végén.
- Felelős: ha többen dolgoztok, egy ember feleljen a visszahívásokért.
- Jegyzet: a visszahívás után írd fel, mit kért a hívó, hogy ne kelljen újra megkérdezni.
2. Automatikus SMS a nem fogadott hívás után
Ha a telefonod, a telefonközpontod vagy a szolgáltatód kínál ilyen funkciót, a hívó a nem fogadott hívás után automatikus üzenetet kaphat. Hogy ez nálad elérhető-e, azt a saját szolgáltatódnál érdemes ellenőrizni. Egy rövid példa az üzenetre:
„Jó napot kívánok! Most nem tudtam felvenni a telefont, de ma 17 óráig visszahívom. Üdvözlettel: [a vállalkozásod neve]”
Az SMS megnyugtatja a hívót, de nem válaszol a kérdésére, és nem rögzíti, mit szeretne. A visszahívást ettől még neked kell elintézned.
3. AI-recepciós: felveszi a hívást, amikor te nem tudod
Ha a hívások nagy része akkor jön, amikor dolgozol, a visszahívás mindig késik. Ilyenkor az AI-recepciós a megoldás: a nap 24 órájában magyarul fogadja a hívást, válaszol a gyakori kérdésekre, rögzíti az időpontkérést vagy a visszahívási kérést, majd minden hívásról e-mailben összefoglalót küld neked. A meglévő számodat átirányíthatom rá, vagy új magyar telefonszámot kapsz.
Ha a visszahívást is automatizálnád, az AI-visszahívás automatizálásáról szóló cikkemben részletesen leírom, hogyan működik.
Melyik megoldás mikor elég?
| Megoldás | Mit old meg | Mire figyelj | Költség |
|---|---|---|---|
| Visszahívási szabály | Minden hívót, akit nem értél el, még aznap visszahívsz. | Csak akkor működik, ha mindig betartod. | Nincs külön költsége, csak időbe kerül. |
| Automatikus SMS | A hívó tudja, hogy láttad a hívását, és mikor hívod vissza. | Nem minden telefon és szolgáltató tudja; a kérdésre nem válaszol. | A szolgáltatódtól függ. |
| AI-recepciós | Felveszi a hívást, válaszol, rögzíti a kérést, és összefoglalót küld. | Be kell tanítani a szolgáltatásaidra és az áraidra. | Havi 39 900 Ft-tól érhető el, és 7 napos ingyenes próbával vehető igénybe. |
Mennyibe kerül az AI-recepciós?
| Csomag | Havi perckeret | Havidíj | Egyszeri beépítés | Éves díj, egy összegben |
|---|---|---|---|---|
| AI Recepciós Mini | 200 perc | 39 900 Ft | 79 900 Ft | 399 000 Ft |
| AI Recepciós Standard | 500 perc | 79 900 Ft | 129 900 Ft | 799 000 Ft |
| AI Recepciós Pro | 1200 perc | 149 900 Ft | 149 900 Ft | 1 499 000 Ft |
A keret feletti perceket 99 Ft/perc áron számolom fel. Havi fizetésnél a beépítési díjat egyszer kell megfizetni. Ha egy évre előre fizetsz, 12 hónapot kapsz 10 havidíj áráért, és nincs beépítési díj. Minden csomaghoz 7 napos ingyenes próba jár.
Gyakori kérdések
Hogyan kezeljem a nem fogadott hívásokat kisvállalkozásként?
3 lépésben. Legyen visszahívási szabályod, hogy minden hívót, akit nem értél el, még aznap visszahívj. Ha a telefonod vagy a szolgáltatód tudja, küldj automatikus SMS-t a hívónak. Ha munka közben rendszeresen sok hívás megválaszolatlan marad, egy AI-recepciós veszi fel helyetted a telefont.
Mennyi időn belül hívjam vissza az elmulasztott hívást?
Hívd vissza, amilyen gyorsan csak lehet, de legkésőbb még aznap. Minél tovább vársz, annál nagyobb az esélye, hogy a hívó közben mást keres. Javaslom, hogy legyen fix visszahívási idősávod, például délben és a munkanap végén.
Küldhetek automatikus SMS-t a nem fogadott hívás után?
Igen, ha a telefonod, a telefonközpontod vagy a szolgáltatód kínál ilyen funkciót. Ezt a saját szolgáltatódnál érdemes ellenőrizni. Az üzenet legyen rövid: írd meg benne, mikor hívod vissza a hívót.
Mit csinál az AI-recepciós a nem fogadott hívással?
Az AI-recepciós a nap 24 órájában magyarul fogadja a hívást, így nem marad nem fogadott hívás. Válaszol a gyakori kérdésekre, rögzíti az időpontkérést vagy a visszahívási kérést, majd minden hívásról e-mailben összefoglalót küld neked.
Mennyibe kerül az AI-recepciós?
Az AI Recepciós Mini ára 39 900 Ft/hó 200 perccel; az egyszeri beépítési díj 79 900 Ft. A Standard csomag ára 79 900 Ft/hó 500 perccel, a Pro csomagé pedig 149 900 Ft/hó 1200 perccel. A keret felett 99 Ft/perc a díj. Minden csomaghoz 7 napos ingyenes próba jár.
Megtarthatom a meglévő telefonszámomat?
Igen. Vagy a meglévő számodat irányítom át az AI-ra, vagy új magyar telefonszámot kapsz a szolgáltatáshoz. Mindkettő működik.
Próbáld ki az AI-recepcióst 7 napig ingyen
Írd meg a chatben, mivel foglalkozol, és naponta nagyjából hány hívásod van, vagy foglalj egy ingyenes 30 perces konzultációt. Megmondom, melyik csomag elég neked.
Megnézem az AI-recepcióstKapcsolódó oldalak: